Trước khi đến: hai tuần chạy trước

Ba việc có thời gian chờ dài và đều có thể bắt đầu trước khi ai đó đặt chân xuống sân bay. Khởi động hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu công ty mẹ, vì công chứng, hợp pháp hóa và dịch thuật mất hai đến bốn tuần. Đặt căn hộ dịch vụ cho tháng đầu thay vì khách sạn, vì bạn có địa chỉ làm việc, bếp và hóa đơn theo tháng. Và đưa danh sách các buổi gặp vào lịch kèm thời gian đệm: một buổi làm quen tại TP.HCM hiếm khi dưới chín mươi phút, còn di chuyển giữa Quận 1 và Bình Dương có thể mất hai tiếng mỗi chiều.

Tuần 1: đến nơi, đăng ký, hiểu địa lý

• Đăng ký tạm trú tại nơi ở. Chủ nhà hoặc đơn vị vận hành căn hộ dịch vụ khai báo với công an phường; hãy xác nhận việc này đã được làm và giữ giấy xác nhận.
• Mua SIM và cài Zalo. Đây là kênh làm việc với nhà cung cấp, tài xế, chủ nhà và nhân viên. Thêm WhatsApp để liên lạc với trụ sở chính.
• Mở tài khoản cá nhân nếu bạn ở lại vài tháng, và khởi động hồ sơ tài khoản công ty ngay trong tuần đó.
• Tự đi thử quãng đường mà bạn sắp cam kết. Đi lúc 8 giờ sáng và 5 giờ 30 chiều, từ khu vực nhân viên sẽ ở đến địa điểm bạn đang cân nhắc. Bản đồ nói dối, kẹt xe thì không. Cẩm nang thành phố theo từng quận của chúng tôi viết đúng cho việc này.
• Gặp hai nhà cung cấp cho mỗi chức năng bạn cần ngay: kế toán, đại lý hải quan, tuyển dụng, thiết bị. Gặp hai bên không phải là do dự, đó là cách chuẩn hóa giá và năng lực.

Tuần 2: tiền, thủ tục và danh sách địa điểm

• Đẩy giấy phép và tài khoản vốn song song. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đi trước; tài khoản vốn đầu tư trực tiếp theo sau và cần người đại diện pháp luật có mặt. Đừng chờ xong cái này mới bắt đầu cái kia.
• Thiết lập hóa đơn điện tử VAT. Chọn nhà cung cấp, đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế và xuất thử một hóa đơn. Mọi việc phía sau, từ hoàn ứng chi phí đến thu tiền khách hàng, đều phụ thuộc vào việc này chạy được.
• Đi xem ba khu công nghiệp hoặc văn phòng, không phải một. Hỏi từng nơi chi phí trọn gói hằng tháng: giá thuê, phí quản lý, giá điện, nước, xử lý nước thải, và chi phí chủ đầu tư tính khi cải tạo mặt bằng. Hỏi ai đang thuê ở đó; doanh nghiệp bên cạnh cho bạn biết về độ ổn định điện và nguồn lao động nhanh hơn brochure.
• Lấy mã HS cho mọi thứ sẽ nhập khẩu và kiểm tra chứng nhận xuất xứ theo EVFTA, CPTPP, RCEP hay UKVFTA có đưa thuế về 0% không. Điều này thay đổi giá vốn hàng về kho nhiều hơn cả việc mặc cả đơn giá.

Tuần 3: con người và công việc thật đầu tiên

• Chỉ tuyển hai vị trí đầu tiên. Thường là một nhân sự hành chính hoặc quản lý văn phòng xử lý được giấy tờ tiếng Việt, và một nhân sự kỹ thuật cấp cao. Những vị trí còn lại chờ đến khi hai người này vào việc, vì chính họ sẽ giúp bạn tuyển phần còn lại.
• Khảo sát lương hai lần. Hỏi một đơn vị tuyển dụng và hỏi một doanh nghiệp cùng khu. Lương ngành điện tử và bán dẫn tại TP.HCM tăng nhanh, một mức tham chiếu cũ sẽ khiến bạn mất ứng viên.
• Đưa đội ngũ ra khỏi khách sạn. Căn hộ dịch vụ cho công tác dưới sáu tháng, căn hộ gia đình hoặc nhà cho trường hợp chuyển hẳn, và luôn hỏi chủ nhà có xuất được hóa đơn VAT cho công ty không.
• Đưa thiết bị lên bàn làm việc. Nếu chạy thử hoặc kiểm tra đầu vào bắt đầu trong vài tuần, hãy thuê tại chỗ thay vì nhập khẩu: máy hiện sóng, camera nhiệt hay máy phân tích chất lượng điện có thể giao ngay ngày hôm sau kèm chứng chỉ hiệu chuẩn còn hiệu lực. Xem đội thiết bị cho thuê và checklist thiết bị nhà máy.

Tuần 4: chạy thử toàn bộ chuỗi

Trước khi hết tháng, hãy chạy trọn vẹn một giao dịch qua toàn hệ thống, dù nhỏ đến đâu. Đặt mua một thứ, nhận hàng, lấy hóa đơn điện tử VAT, hạch toán vào sổ, và thanh toán cho nhà cung cấp từ tài khoản công ty. Vòng lặp đó phơi bày mọi mắt xích còn thiếu: sai mã số thuế trên mẫu hóa đơn, người ký ngân hàng chưa đăng ký, nhà cung cấp không xuất được hóa đơn cho pháp nhân của bạn. Phát hiện những lỗi này trên một đơn hàng nhỏ rẻ hơn nhiều so với trên lô hàng sản xuất đầu tiên.

Sau đó họp tổng kết 30 ngày với trụ sở chính quanh bốn con số: tiền đã chi so với kế hoạch, tình trạng giấy phép và tài khoản, tiến độ tuyển dụng, và ngày sản xuất hoặc bán hàng đầu tiên. Hãy mang theo cả rủi ro đã phát hiện, không chỉ tiến độ.

Việc nên để sang tháng thứ hai

Đừng vội ký hợp đồng thuê văn phòng dài hạn, nhập thiết bị đầu tư, tuyển đủ đội ngũ hay cam kết với một nhà phân phối ngay trong tháng đầu. Mọi quyết định đó đều rẻ hơn và sáng suốt hơn sau bốn tuần có mặt tại chỗ. Ngoại lệ là những việc có thời gian chờ dài và những việc chặn việc khác: hợp pháp hóa tài liệu, giấy phép, tài khoản ngân hàng và hóa đơn điện tử.

Một lưu ý về thời điểm

Nếu ba mươi ngày đầu tiên của bạn rơi vào Tết, hãy dời lại. Tết Nguyên đán đóng cửa phần lớn cả nước một đến hai tuần và chạy chậm khoảng hai tuần trước sau đó. Cơ quan nhà nước, ngân hàng và nhà máy cùng chậm một lúc, đó là tháng tệ nhất để ngồi chờ một giấy phép.

FAQ